تفرض العديد من المهن على أصحابها التحدث إلى الجمهور وهذا ما يتطلب منهم كتابة خطاب وهذا يتطلب الدقة والمهارة وهناك العديد من الخطوات التي يمكن الاعتماد عليها من أجل كتابة خطاب متميز وأهمها ما يلي
الإستعداد الجيد للكتابة
يجب أن يقوم الشخص بجمع عدد كبير من المعلومات عن موضوع الخطاب، و أسبابه، و كذلك جمع معلومات عن الجماهير التي سوف تحضر من أجل الإستماع لهذا الخطاب ، ما هي أعمارهم ؟ ويفضل أن يحاول التعرف على ميولهم، ورغباتهم، و مستواهم الفكري والثقافي، والوظائف الخاصة بهم ، وغير ذلك ،و يجب أيضاً أن يقوم الشخص بتحديد المناسبة الخاصة بهذا الخطاب هل هي الإحتفال بحدث ما أو ذكرى معينة ؟ أم هو خطاب من أجل توضيح أمر ما للجمهور، والتأثير فيهم بشكل إيجابي ؟ أم غير ذلك .
و يجب أن يحسن الفرد اختيار الموضوع الذي سيتحدث عنه ، وبناء على ذلك عليه أن يفكر جيداً في اختيار العبارات التي ستجذب الجمهور ،وتجعلهم يواصلون الإستماع للخطاب بشغف، واهتمام حتى نهايته فعليه أن يجمع بعض الحقائق، و الأدلة التي تبرز أهمية الخطاب ، وكذلك يجب أن يوضح للجمهور مدى أهمية موضوع الخطاب ، ويمكنه ذلك من خلال عرض المميزات التي يمكنهم الإستفادة بها إذا استمعوا جيداً لهذا الخطاب .
و من الضروري أيضاً أن يتم تنسيق أفكار وفقرات الخطاب بحث تتناول كل فقرة فكرة جديدة حتى لا يمل الجمهور، ويفضل أن تكون هذه الأفكار مرتبة بشكل جيد ، ومترابطة ، وذلك لأن انحرافها قد يفقد الجمهور تركيزه .
البدء في كتابة الخطاب
يفضل أن يقوم الفرد بتحضير أجندة لتدوين كافة الأفكار، والمعلومات التي تم جمعها، و كذلك عليه أن يقوم بكتابة المصادر الخاصة بها و في حالة إذا وجد أن المعلومات التي قام بجمعها غير كافية يمكنه أن يحصل على معلومات وفيرة من خلال شبكة الإنترنت أو من خلال الذهاب للمكتبات ، وقراءة بعض الكتب أو عبر الصحف ، والمجلات ، وعليه أن يذكر نفسه دائماً أنه كلما نجح في تجميع معلومات من مصادر دقيقة، وموثوق سيسهم ذلك في نجاح خطابه .
يجب تقسيم الخطاب لعدة أجزاء رئيسة الجزء الأول يتضمن مقدمة الخطاب ، و الثاني يشتمل على مضمون الخطاب ، والثالث عبارة عن خاتمة ، وملخص سريع للخطاب ، وبدلاً من الإعتماد على الطرق التقليدية في الكتابة عليه أن يحسن الإستفادة من البرامج الآخرى مثل برنامج ( باور بوينت ) لإعداد عرض تقديمي مميز ،و الجدير بالذكر أن هذا البرنامج قد يساعده على عرض موضوع خطابه موضحاً بالرسومات، والأشكال، ومن الضروري أن يحسن اختيار الألوان ، وحجم الخط حتى يتمكن الجمهور من القراءة بوضوح .
أولاً المقدمة
يجب اعداد مقدمة مميزة تعطي موجز سريع عن موضوع الخطاب يعرض من خلاله أهم الأفكار ، و النقاط التي سيتناولها الخطاب ، ويجب أن يستخدم عبارات مؤثرة ، و صور جذابة، وعليه عدم التحدث عن أفكار الخطاب بالتفصيل في المقدمة، وذلك لأنه بالطبع سوف يتحدث عنها في مضمون الخطاب .
ثانياً المضمون
يعتبر المضمون هو أهم جزء في الخطاب كونه يتناول كافة الأفكار الرئيسية الخاصة بالخطاب ، ولذلك يجب عند كتابة مضمون الخطاب مراعاة ترابط الأفكار، والفقرات ، وإذا كان هذا الخطاب يتناول عرض أزمة أو مشكلة ما يجب أن يعرض أسبابها ، ونتائجها ، والحلول التي يمكن الإعتماد عليها للتخلص منها ،و يجب أن يقسم المضمون لفقرات كل فقرة تحتوي على عدد بسيط من الكلمات ،و يفضل أن يخصص شريحة لكل فقرة من هذه الفقرات مع مراعاة استخدام المؤثرات ، والألوان الجذابة من أجل اثارة انتباه الجمهور .
