معنى القائم بالاتصال

الشخص المسؤول عن الاتصال أو وسائل الإعلام هو الشخص الذي ينقل المعلومات ويطرح أسئلة حول شخص آخر  وهناك ميزات يجب أن تكون في قائمة التواصل الجيد بما في ذلك الحكمة  والإلمام بالمعلومات  والاستعداد الجيد للمعلومات  الصبر والهدوء وليس الغرور

كيف تكون قائم بالاتصال جيد 

كن مستعدا

من المهم أن تستعد جيدًا قبل إجراء مقابلة حتى لا تصادفك على أنها غير منظمة وغير مهنية ، تأكد من التعرف على مهارات الشخص الذي تمت مقابلته وتاريخ التوظيف مسبقًا من خلال قراءة سيرته الذاتية ، وطباعة نسخة للرجوع إليها أثناء المقابلة.

اختر أسئلتك بحكمة

قم بإنشاء قائمة بالأسئلة المصممة خصيصًا للدور الذي تستخدمه ، مثل الأسئلة المتعلقة بالمهارات والمعرفة الوظيفية وتاريخ العمل ، يجب عليك أيضًا تضمين الأسئلة السلوكية والموقفية لتعطيك فكرة جيدة عن كيفية تعامل المرشح مع المواقف الصعبة ، سيضمن إعداد قائمة أيضًا طرح أسئلة مماثلة لكل مرشح.

تنظيم المقابلة

يمكن أن تتسبب المقابلة غير المنظمة في فقدان مسار المقابلة وينتهي بك الأمر في إضاعة وقت المرشح ، أفضل طريقة لتجنب ذلك هي وضع هيكل أثناء المقابلة الإعدادية ، مثل اجعل الجزء الأول من المقابلة مقدمة موجزة ووصفًا للأهداف الرئيسية للموقف وما تأمل شركتك تحقيقه ، متبوعة بأسئلة المقابلة أخيرًا أعطِ المُقابل فرصةً لطرح بعض الأسئلة الخاصة به.

تدوين الملاحظات والاستماع بعناية

الإفادة أمر ضروري في أي مقابلة ، سوف يساعدك ذلك في تتبع أداء كل مرشح ويسمح لك بمقارنة المرشحين بمجرد انتهاء مرحلة المقابلة ، تأكد من توضيح عقلك والتركيز على ما يقوله المرشح بحيث يمكنك ملاحظة أي سمات إيجابية أو سلبية ، قد ترغب أيضًا في استخدام بطاقة الأداء لتقييم إجابات المرشح بفعالية. [2]

حيل لإعداد القائم بالاتصال

إعداد الملاحظات

دائمًا ما تتم دراسة المقابلات الجيدة على خلفية موضوعهم  حتى أن لدى العديد منهم فريق عمل يتمثل في جمع هذه الموارد ، إذا كنت تستطيع القيام بذلك مقدمًا ، فابحث في الشخص أو الأشخاص الذين ستتحدث معهم  القليل من الألفة سيجعلك تشعر بمزيد من الثقة وسيحدد موضوعك للانفتاح عليك.

لكن خلال لحظة الحقيقة ، نادراً ما تشاهد أحد المقابلات المحترفين يتبع نصًا أو يشير إلى الملاحظات ، هناك طريقة أفضل وأكثر أناقة هي البقاء في الوقت الحالي والسماح للحديث بالتدفق بشكل طبيعي ، كما ينصح المخضرم في برنامج الحوارات التلفزيونية ديك كافيت.

ممارسة الاستماع المرن

ما يبدو أنه أبسط جزء من إجراء محادثة أو إجراء مقابلة هو في كثير من الأحيان أصعب ، إنه الاستماع ، يصبح القائم بالاتصال الماهرين بارعون في الاستماع ليس فقط للكلمات التي يقولها موضوعهم ، بل وأيضًا النبرة التي تقال بها الكلمات ، وتوقف الإجابات والفروق الدقيقة في الإجابة وما تبقى دون مقابل ، يتيح لك هذا الاستماع النشط والمرن معرفة متى ينتقل إلى موضوع جديد ومتى تكون اللحظة ناضجة للبحث عن أعمق قليلاً مع سؤال متابعة ، غالبًا ما تسفر الأسئلة غير الرسمية عن أفضل الإجابات لكن الفرصة لا تنشأ إلا من خلال الاستماع العميق والمشارك.

تفعيل قوة الوقفة

عندما يشعر أحد الأشخاص الذين أجروا مقابلات معهم بأن الموضوع يعوق شيء ما عن موضوع معين ، فإنهم غالباً ما يستخدمون قوة الصمت في نهاية الإجابة لاستخلاص مزيد من المعلومات ، إذا قاومت إغراء الرد بسرعة على الإجابة ، فستكتشف شيئًا سحريًا تقريبًا ، سيقوم الشخص الآخر إما بالتوسع في ما قاله بالفعل أو سوف يسير في اتجاه مختلف ، وفي كلتا الحالتين يقوم بتوسيع رده  وأخذ المزيد من المعلومات.

جرب العد إلى ثلاثة أو خمسة إذا كنت تستطيع الوقوف بعد أن يجيب موضوعك على سؤال صعب أو مدروس ، قد يبدو هذا الأسلوب صعب في البداية ، نظرًا لأن ميلنا الطبيعي هو ملء الصمت ، فإن التوقف المؤقت يمكن أن يعمل أيضًا كقوة لعب في سيناريو أكثر صرامة.

يمكنك إمساك شخص ما بصمت وإجباره على الاستمرار ، أنت تميل إلى الشعور أنك بحاجة السكوت هناك أوقات عندما لا تقل فيها كلمة “اه هوه” وتوقف مؤقتًا ، فسيضيفون شيئًا من نوع من اليأس الذي يبدو أنه جيد جدًا ، اسمح لهم بالسكوت قليلاً ثم سيخرجون بشيء ربما لن يقولونه من قبل.

بناء الفضول 

كل هذه التقنيات مجربة وصحيحة ، لكنها لا تعمل حقًا بدون جودة واحدة بسيطة من جانب القائم بإجراء المقابلة: الفضول ، إن شغفك الحقيقي بمعرفة المزيد عن من حولك يذهب إلى أبعد من أي خدعة أو حتى مهارات الاتصال الأكثر مصقولة ، يمكنك تنمية الفضول في حياتك اليومية من خلال ملاحظة المزيد من التفاصيل ، والتعمق في الأفكار التي تجذب اهتمامك وتنبه إلى من حولك وما يجعلها تضيء ، كما يشرح ديل كارنيجي الشهيرة ، فإن جمال الفضول هو أنه يجعلك لا تقاوم تقريبًا لكل من حولك.

تعليق قوة الأنا

نريد جميعًا أن نفكر في أنفسنا على أنهما من الطلاب اليقظين والفضوليين في العالم ، لكن هناك شيئًا واحدًا هو يقف في طريقنا غرورنا ، لهذا السبب يعتبر تعليق الأنا أمرًا ضروريًا للغاية لتنمية نوع الفضول الذي يتيح لك التواصل مع الآخرين ، يوضح روبن دريك ، المدرب الرئيسي في مركز التدريب على مكافحة الاستخبارات التابع لمكتب التحقيقات الفدرالي في التدريب على المهارات السلوكية والشخصية:

“في معظم الأوقات ، عندما ينخرط شخصان في محادثة ، ينتظر كل منهما بصبر أن يقوم الشخص الآخر بأي قصة يرويها ، بعد ذلك ، يروي الشخص الآخر قصته الخاصة عادة حول موضوع ذي صلة وغالبًا ما يكون ذلك في محاولة للحصول على قصة أفضل وأكثر إثارة للاهتمام ، سيستمر الأفراد الذين يمارسون تعليق الأنا بشكل جيد في تشجيع الفرد الآخر على التحدث عن قصته ، متجاهلين حاجتهم الخاصة لمشاركة ما يعتقدون أنه قصة رائعة. “

مهام الشخص القائم بالاتصال

• اطرح الأسئلة وفقًا لتعليمات الحصول على معلومات محددة مختلفة ، مثل اسم الشخص وعنوانه وعمره وتفضيله الديني وحالة إقامته.
• تحديد وحل التناقضات في ردود الذين أجريت معهم المقابلات عن طريق الاستجواب و / أو التفسير المناسب.
• تجميع وتسجيل وشفرة النتائج والبيانات من المقابلة أو المسح ، باستخدام الكمبيوتر أو النموذج المحدد.
•  مراجعة البيانات التي تم الحصول عليها من المقابلة للتأكد من اكتمالها ودقتها.
•  اتصل بالأفراد لإجراء مقابلات معهم في المنزل أو مكان العمل أو الموقع الميداني أو عبر الهاتف أو البريد أو شخصياً.
• مساعدة الأفراد في ملء الطلبات أو الاستبيانات.
•  ضمان الدفع مقابل الخدمات عن طريق التحقق من المزايا مع مزود التأمين الشخص أو العمل على خيارات التمويل.
• تحديد والإبلاغ عن مشاكل في الحصول على بيانات صالحة.
•  اشرح أهداف وإجراءات الاستطلاع للمقابلات وفسر أسئلة الاستبيان للمساعدة في فهم المقابلات.[3]