نقدم لكم اليوم بعض النصائح التى تساعد فى كيفية كتابة الشكاوى بطريقة صحيحة وسهلة
يحتاج الكثير من الناس لكتابة الرسائل اليومية في حياتهم ، فالرسائل تعتبر جزء من طرق معاملات الناس مع بعضها البعض ، بل هي الطريقة التي يفضلها الكثيرون للتعبير عما بداخلهم ، و للرسائل أنواع عديدة و كل نوع يحتاج لطريقة معينة في كتابته ، فإن لم يكن صاحب الرسالة على وعي و دراية بكيفية كتابة الرسالة ففي هذه الحالة قد تفقد الرسالة أهميتها و يضيع مضمونها هبائًا .
و نتيجة لإختلاف المعاملات بين الناس ؛ تختلف أنواع الرسائل الموجه من بعضهم لبعض ، و تختلف طريقة كتابة الرسائل الرسمية عن الغير رسمية ، فالرسائل الرسمية تحتاج إلى حذر تام و طريقة كتابة خاصة ، و خاصةً إذا كانت تلك الرسالة الرسمية هي شكوى لأحد الشخصيات الهامة أو الجهات المختلفة الهامة ، فلابد عند كتابة هذا النوع من الرسائل أن يوم الكاتب بإتباع بعض التعليمات الهامة حتى يضمن كتابة الرسالة بشكل لائق و تتضمن كل الشكوى المراد توجهها للمسؤولين .
كيفية كتابة رسالة الشكوى :
أولًا التاريخ : يجب بدأ الرسالة بكتابة تاريخ اليوم الذي يتم تقديم الشكوى فيه ، و ذلك في يمين الصفحة من الجهة اليمنى .
ثانيًا اسم صاحب الشكوى : يجب على المشتكي أن يقوم بكتابة اسمه و لقبه في رسالة الشكوى أسفل تاريخ يوم كتابة الشكوى ، مع مراعاة كتابة لقب صاحب الشكوى مثلًا إن كان طبيبًا أو مهندسًا أو غيرها .
ثالثًا موضوع الشكوى : و في وسط الصفحة أسفل اسم صاحب الشكوى يتم كتابة موضوع الشكوى و يجب مراعاة الإيجاز في الكلام ، فيمكن أن يكون موضوع الشكوى عبارة عن سطر على الأكثر .
رابعًا كتابة التحية و تفاصيل الموضوع : يتم كتابة التحية بإختصار في جهة اليمين من الصفحة و يقع أسفل عنوان الشكوى ، و بعد ذلك يتوجه صاحب الشكوى بكتابة تفاصيل الموضوع و ذلك عن طريق عرض أسباب المشكلة ، و يجب أن يكون حديث مختصر و مفيد حتى تتمكن الجهة من فهم المشكلة و العمل على حلها في أسرع وقت .
خامسًا خاتمة رسالة الشكوى : لابد من إنهاء الرسالة بشكل حضاري و أخلاقي فيتم كتابة بعض العبارات الآملة في نهاية الرسالة ، و بعد ذلك يتم كتابة اسم صاحب الرسالة و رقم هاتفه و عنوانه أسفل الرسالة ، مع مراعاة وضع المرفقات في أسفل يمين الصفحة .
نصائح لكتابة رسالة الشكوى :
أولًا التهذيب في كتابة الشكوى : عادة ما تكون كتابة الشكوى ناتجة عن غضب ما بداخل صاحبها ، لذلك يجب على ذلك الشخص أن يتحكم في غضبه و في إنفعالاته أثناء كتابة الشكوى ، و ذلك لأن الشركات أو أي جهة أخرى سوف يتم تقديم الشكوى لها ؛ إذا رأت طريقة هجومية فلن يهتموا بالرسالة أو سوف يكون الرد مماثلًا .
ثانيًا الإيجاز في كتابة الشكوى : يجب أن يعلم صاحب رسالة الشكوى أنه ليس وحده الذي يرسل رسائل لتلك الجهة ، و ذلك لأن الشركات و الجهات المسؤولة تقوم باستقبال كمية كبيرة من الرسائل اليومية ، لذلك يجب على صاحب الرسالة أن يقوم بالتعبير عن شكواه بطريقة بسيطة و بعبارات سهلة و في إيجاز تام و ذلك حتى تتمكن الجهة من قراءته سريعًا و الرد عليه في أسرع وقت ممكن .
ثالثًا كتابة الشكوى بثقة : تعتبر الثقة هي أحد العوامل الهامة في كتابة أي رسالة خاصة رسالة الشكوى ، و لذلك يجب على صاحب الرسالة أن يقوم بكتابة الرسالة باسلوب جدي و حازم لكن دون أي تجاوزات ، فالجدية في كتابة الشكوى تجعل الجهة المسؤولة تهتم بها و تعمل على حل المشكلة .
رابعًا مراجعة الشكوى : يجب على صاحب الشكوى أن يقوم بمراجعتها عدة مرات حتى يتأكد من سلامتها النحوية و عدم وجود أي أخطاء إملائية بها و قبل إرسالها ، و في حالة عدم تمكن صاحب الرسالة من الكتابة بشكل صحيح ففي هذه الحالة يجب عليه أن يلجئ لشخص آخر ليقوم بكتابتها له .
